Endelig utkast til referat fra styremøtet i Oddrane 4.3.2024
(skal formelt godkjennes på neste styremøte 8.4.2024)
Til stede; Petter Gulløy, Grethe Lind, Stein Thorvaldsen, Nora Elise Berget Bårnes, Lise Edvardsen
Forfall; Espen Rød-Knudsen, Andreas Kåsa Andresen
Det ble forsøkt å kalle inn vararepresentanter, men disse hadde ikke anledning til å møte.
Sak 1; Informasjon om Odds ballklubb kvinner mv
Kjetil Sti som er administrativt ansatt i Odds ballklubb kvinner orienterte om kvinnelaget, samt om rutiner for bruk av pyro på kvinnelagets hjemme- og borte kamper.
Odds ballklubb kvinner er nå en del av norsk toppfotballs regler. Det er søkt om 30 bluss pr. lag frem til en kommende lovendring. En søknad må eventuelt sendes inn hvis man vil gjøre noe ekstra til første kamp. Det ble også nevnt viktigheten av å informere ut på forhånd om bruk av bluss, da flere reagerer på røyken av dette. Det er viktig å fortsette det gode samarbeidet som har vært.
Kjetil Sti orienterte også om Oddranes plassering på kampene. Oddrane står på samme plassering som i fjor til annet blir bestemt.
Det ble i diskusjonen nevnt viktigheten av å bygge bro mellom herrelaget og kvinnelaget, der også Oddrane kan spille en viktig rolle. Utad skal vi være én klubb.
Vedtak; Det var enighet om at Petter legger ut informasjon fra Oddrane på sosiale medier til kvinnelaget. Det legges ut på gnist, informasjon om rabatt på sesongkort til kvinnelaget hvis man er medlem av Oddrane.
Sak 2; Økonomi mv.
Styret ble enige om at vi må ta kontakt med Brønnøysund, slik at vi får lagt inn ny kontaktperson i Enhetsregisteret ev. også i Frivillighetsregisteret mv, samt å få lagt inn styremedlemmene slik at det nye styret har signaturrett mv. Det må også gjøres endringer i Altinn, slik at den nye ledelsen kan signere i Altinn.
Vedtak; Nora tar kontakt med tidligere leder Alexander Almvik og Vetle Bergene for å få gjort nødvendige endringer i registrene i Brønnøysund og i Altinn.
Det må også sjekkes opp om Oddrane er pliktige til å sende inn Årsregnskap til Brønnøysund, eventuelt til andre f.eks. Norsk Tipping pga. grasrotandelen, og hvilke frister som i tilfelle gjelder. Dessuten kan Lotteritilsynet eventuelt kontaktes, som administrerer ordningen med MVA (moms) refusjon for frivillige organisasjoner. Det sjekkes også ut hvilke frister som i tilfelle gjelder for innsending av årsregnskap og i forhold til MVA-rapportering.
Styret diskuterte om vi skal kutte ut Regnskapsteam AS som vi i dag fører regnskapet vårt. Det koster å bruke regnskapskontor, og Regnskapsteam er vanskelig å få dialog med, slik at det er vanskelig for oss å ha en fortløpende oversikt over økonomien til Oddrane.
Alternativet er at vi selv ved kasserer Nora fører regnskapet selv, og at to styremedlemmer og Nora f.eks. går igjennom regnskapet 1 gang i måneden, men noe som vil bety et merarbeid for kasserer. Og at vi eventuelt betaler for ekstern hjelp med regnskapet, hvis behov.
Det er viktig at vi får ordnet dette, slik at vi også får satt opp et årsregnskap for 2023 som skal legges fram for et ekstraordinært årsmøte.
Vedtak; Styret går videre med dette, og Nora sjekker ut hvilket regnskapssystem som da må anskaffes. Nora tar også kontakt med Regnskapsteam med sikte på å avslutte forholdet, samt få regning for å få gjort opp det vi skylder for regnskapstjenester.
Vedtak; Kasserer Nora gis tilgang til VIPS.
Vedtak; Fort Falkum konto slettes.
Vedtak; VISA-kortet til leder avsluttes. Oddranes eneste VISA-kort er det som nå står i kasserer Nora sitt navn.
Styret diskuterte også viktigheten av at vi har god kontroll og rutiner i forhold til utlegg som gjøres på vegne av Oddrane, inkludert størrelsen på disse utleggene.
Vi må også få bedre oversikt over hva som kommer inn og når på Grasrotandelen i Norsk Tipping.
Vi må huske på at vedtektenes § 9 om økonomi må etterleves, bl.a. punktet om at "alle utbetalinger, herunder kvitteringer, regninger, utlegg, etc., krever godkjenning fra to styremedlemmer, der minimum én av godkjenningene er fra leder eller nestleder".
Sak 3; Arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling
Styret gikk gjennom hovedarbeidsoppgaver/ansvar for styremedlemmene.
Dette er en liste/oversikt som fortløpende kan og må suppleres/oppdateres.
Leder Petter;
- Har den daglige ledelsen av Oddrane.
- Ansvar for styreweb og nettsiden til Oddrane
- Ansvar/kontaktperson for ekstra verter på bortekamper hvis behov
Nestleder Grethe;
- Lederens stedfortreder, og fungerer som leder i lederens fravær
- Ansvar for innkalling til styremøter, der styret og medlemmene gis en frist for innmelding av saker og ansvar for utsending/publisering av saklister til styremøtene
- Ansvar for sygruppen
Kasserer Nora;
- Ansvar for regnskap/regnskapsføring
- Oversikt over økonomiske forhold
- Ansvar for bruk av digital løsning på styremøtene
Sekretær Stein;
- Fører protokoll fra styremøtene
- Bidrar med tekst til ting som skal legges ut på nettsiden og styreweb
- Ajourfører vedtektene etter endringer vedtatt på årsmøtet
- Referat legges ut og bekjentgjøres for medlemmene, helst innen 1 uke etter avholdt møte
Styremedlem Lise;
- Ansvar for turer/turgruppen, inkl. kontakt med aktuelle busselskaper, Odd og eventuelle sponsorer
- Legger ut informasjon på nettsiden og sosial medier om turer mv
Styremedlem Andreas;
- Styrets kontaktperson inn mot TIFO, og er med på å planlegge og klargjøre TIFO.
- Bidra i oppdatering av nettsiden mv og ved digital løsning på styremøtene
Styremedlem Espen;
- Styrets altmuligmann, som hjelper til der det trengs
Varamedlem Martin;
- Har kontakt inn mot kvinnelaget og TIFO mot deres kamper
Varamedlem Leander;
- Bidrar med TIFO og digitale løsninger
Alle i styret skal ha tilgang i Oddranes @ post.
Petter tar kontakt med Odd for en oppdatering av terminlisten, bl.a. med kamper før seriestart.
Oddrane leier lokale som skal være vårt tilholdssted og TIFO-rom i Hjellen i Skien. Dette vil med litt oppgradering være et mulig samlingssted på sikt. Tidligere tilholdssted hadde vi også uheldige episoder med innbrudd, dette var et TIFO-lokale som vi hadde lånt.
Styret diskuterte viktigheten av å gjøre tiltak for å få flere medlemmer, jf. også den pågående vervekampanjen, og også få bedre oversikt over medlemsmassen inkludert å få tak i medlemmer som ikke har betalt.
Likeledes at vi kan stille opp dugnader og andre aktiviteter for å få inntekter.
Det er viktig at vi kan få laget en fremdriftsplan for aktiviteter mv framover, som også vil være til hjelp ved henvendelser fra media.
Sak 4; Eventuelt
Styremøtene avholdes i utgangspunktet den første mandagen i hver måned, med møtestart kl.17.
Men pga. påsken, avholdes neste styremøte mandag 8.april, kl.17.
Styret vedtok også at vi heretter bruker digital løsning ved behov ved styremøtene fremover, slik at de som eventuelt ikke kan delta fysisk, men kan delta digitalt kan bli med på møtet.
Styremøtet avsluttet kl.20.50
Stein Thorvaldsen (referent)
